烦恼一般都是想太多了。

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用OminiFocus做一个自己的事务管理系统

之前用过滴答清单,发觉过滤器不是那么好用。所以就试用了一下 OminiFocus 这个被广大群众推荐的工具。事实上这个工具的入门有点让人苦恼,首先要对 GTD 的概念有一个明确的框架概念才能好好的用起来。

对于 GTD 介绍,GTD 只是一套理解和规则,掌握了他的理论及规则,用什么工具都可以实现 GTD。就比如书上,就是用文件夹,便签等来处理也是可以的。

流程图

没找到书上的图片,就把别人画的弄过来,其实是一样的。

GTD 一书都是根据这个流程来进行讲解的,很多人觉得这书太过啰嗦了,但其实对于理解一下为什么那样做,确实是很有必要啰嗦详细介绍的。但是当我们理解了之后,就不再需要那么详细的东西了,将其概括为我们自己的行动就行了。

目的

建立一个 GTD 目的:

  1. 解放大脑,不要让我们的脑海里面存在很多“悬而未决”的事务而降低效率。
  2. 在不同的情境(环境,时间,工具)下能立刻知道,并能立刻执行一个动作,推动事务的完成。
  3. 有效的回顾和跟踪自己事务的完成情况。

基于上面三个目的,简单的几个步骤就是:

  1. 收集。将所有的想法,待办事项到一个地方。 Ominifocus 中,叫做 Inbox
  2. 处理。在 Inbox 中的内容,我们应该抽时间及时进行清空。如何清空?考虑每一条记录下一个确切的动作应该是什么;如果有多个动作的,还要将其转换为项目。
  3. 清单。我们将 Inbox 中的所有事务的下一步动作都整理好后,根据不同的场景或我们自己的要求来定义对应的清单。这里,就会用到 OminiFocus 的透视功能。
  4. 回顾。系统需要不停的完善,事务的完成情况需要不断的进行跟踪,委派他人的事项需要进行跟进。

项目的定义

必须多个动作才能完成的一个事务,叫做项目。

收集

通过 mail drop 来将所有的待办事务进行收集到 Inbox。

处理

事实上这是最难的一步。我们必须提交的安排和判断,对于每个事务我们的下一步动作是什么,这(些)动作需要在什么时候完成,需要多少时间,要什么工具才能完成。

对于暂时不需要完成的动作,我们该怎么处理?是丢弃还是归档,还是抽时间进行阅读?还是需要在有用的时候进行参考?

一个只需要两分钟就能完成的动作,请立刻执行。

对于自己不是最适合完成这个动作的,委派给最适合完成的人完成,自己进行跟踪。

分类

对于我们的每个事务,如果需要多个动作的,那么需要转换为项目。是不是上很多时候,我们的事务都需要多个动作,而不是可以一下子完成的。所以有必要将我们的项目(多个动作),或单个动作进行分类。这利用到了 OminiFocus 的 文件夹(Folder) 功能。如何分类,完全看自己的需求。就我而言,完将其分为:

  • 工作
  • 生活
  • 学习

。。。。

这是一个比较大的一级分类,比如工作,其下可以根据工作的类型:执行,沟通,反馈;或者是开发,BUG 等等。。全看自己如何进行组织。

是按性质,还是按项目进行分类,这是一个比较艰难的抉择。但只有自己保持一个清晰的概念,这不是一个特别重大的问题。当你在对 Inbox 事务进行处理的时候,不要因此犹豫该放在什么地方就OK了。

附加属性

OminFoucs 对每个动作,都提供了一些额外附加的属性。大体分为:

  • 状态。活跃,完成,标注
  • 标签。自定义
  • 日期。持续时间,推迟日期,截止日期
  • 重复

。。。

其提供的过滤器,可以对上面的这些属性进行过滤,形成透视。

OminiFocus 术语

有必要了解一下其术语,方才能更好的设计我们的系统。

具体完整的列表查看 这里

  • Item 条目:Ominifocus 数据库中对任务和待办事项的表示。条目类型包括:Inbox 条目,动作,项目,分组。
  • Available 可用性:一种条目状态和包括未被屏蔽,推迟和暂停的条目视图选项。
  • Blocked 屏蔽:在一个序列化项目中的非第一个可用动作状态,根据在项目中的位置来计算。通过移动动作的位置到最上面可以改变这个状态。
  • On Hold 暂停:与我们当前的计划不相关的项目或标签的状态。

过滤器

虽然当前其提供了不少的过滤器,但是实际上还是有局限性的,我们为了更符合自己的要求,不能不设计一套适合自己用的标签系统。

从上面的过滤选项来看,其大体分为:

  • 动作状态
  • 可用性
  • 截止日期
  • 持续时间
  • 标签状态
  • 活跃标签是否有可用动作
  • 标签
  • 项目状态
  • 活跃项目是否有可用性动作
  • 归属文件夹或项目

项目状态

Due Soon,即将截止,关于这个 Due Soon 默认定义的是 2 天内。
Flagged 表示标注为重要事项。

可用性

动作的可用性从 推迟日期,项目类型,项目或标签的状态 进行计算。

有几种情况:

  • First Available:第一个可用。
  • Available:可用
  • Remaining:等待。表示未完成或丢弃的条目。
  • Completed:完成

标签与项目

标签与项目都是有状态的。活跃,完成,暂停。完成,丢弃。

透视

将 Inbox 中的条目进行处理过后,我们已经有了一大串的动作列表。我现在关注的问题是,在不同的环境,不同的条件下:

  • 我该干什么。

更细致一点,如果我现在只有20分钟,我需要在我该干的事务中找出

  • 我现在能干什么

而有的事情,我们必须得在特定的时间完成,所以我还需要知道:

  • 我必须干完什么。

所以我们可以把事务分为:

  • 有截止日期的 Due
  • 需要尽快执行的 使用标签:Schedule
  • 委派他人完成需要跟进的 使用标签 AssignTo
  • 时间不迫切,但是需要做的。 Recently
  • 时间充足的时候可以做一下的 SomeDay

动作的执行优先级:

标签

  • Schedule
    • Today
    • ThisWeek
    • ThisMonth
    • Recently
  • AssignTo
    • Json
    • Jack
    • ….

工作清单

Today

过滤出 Due Soon (我定义为当天,拥有截止日期的才会有此提示)。

或 有标签 Today的。

这样做的意义是:如果过了 Due Date 还没有完成,那么因为有 Today 标签,我在过滤的时候,依然能看到我超期的任务需要在今天完成。

排序: Due Date

Next

下一步要做的工作。使用标签中的 ThisWeek, ThisMonth 及有一个 Due 的动作。

在处理 Next 之前,确保先把 Today 内的事务处理完毕。

排序:Due

Future

将来需要完成的任务,不需要截止日期。但是需要打上一个 Recently 标签即可,或者有一个非活跃(SomeDay)的标签。

排序: Recently, SomeDay

Wait

过滤出有标签 AssignTo 的事务。